Rezerwowa kasa fiskalna – działaj nieprzerwanie!

Autor: Redakcja 29 czerwca, 2020 1 Komentarz

Jakie pojęcia są naprawdę istotne w przypadku prowadzenia działalności handlowej bądź usługowej? Z pewnością należą do nich dwa: komfort i wydajność. W dzisiejszych technologiach sprzedaży znajdziemy wiele różnych rozwiązań, które mają za zadanie odpowiednio zadbać o wymienione aspekty. Czasem jednak może się zdarzyć, że wszystkie te możliwości okażą się niewystarczające. A faktyczną gwarancję komfortu i wydajności da dopiero… dodatkowe urządzenie rejestrujące. Co konkretnie kieruje przedsiębiorcami decydującymi się na rezerwową kasę fiskalną?

Czy trzeba posiadać rezerwową kasę fiskalną?

Dla wielu przedsiębiorców obsługujących klientów detalicznych stosowanie urządzenia rejestrującego to obowiązek, nie (tylko) wybór. Są oni zobligowani przez funkcjonujące przepisy do prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów lub usług przy użyciu wspomnianych technologii. Jeśli nabyli odpowiednie urządzenie, poprawnie je zainstalowali oraz prawidłowo z niego korzystają we właściwym celu (mowa tu również o dodatkowych zadaniach i wymogach, jak przechowywanie kopii paragonów, realizacja raportów dobowych oraz miesięcznych itd.) – zarządzają działalnością zgodnie z prawem. Jak do tego wszystkiego ma się kwestia „rezerwowej kasy fiskalnej”? Trzeba zaznaczyć, że te same przepisy, które zobowiązują do korzystania z urządzenia rejestrującego, nie wymagają posiadania dodatkowej technologii tego typu. W zasadzie pojęcie rezerwowej kasy fiskalnej wynika z działań podjętych przez podatnika, natomiast przepisy regulują głównie kwestię stosowania takiego rozwiązania, gdy przedsiębiorca się na nie zdecyduje. A jakich sytuacji to dotyczy?

Rezerwowa kasa fiskalna – skąd pomysł, by ją nabyć?

Nie bez powodu zaczęliśmy od kwestii tak oczywistej, jak obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą urządzenia rejestrującego. Wystarczy bowiem teraz uświadomić sobie, co się dzieje, gdy nagle obsługiwana technologia odmawia posłuszeństwa. Zgodnie z przepisami, jeśli urządzenie fiskalne dotknęła usterka bądź awaria niepozwalająca na poprawne rejestrowanie obrotu, podatnik musi zaprzestać pracę i wstrzymać sprzedaż towarów lub usług na czas rozwiązania tego problemu. A mimo natychmiastowej interwencji uprawnionego serwisu, trudności techniczne potrafią okazać się niemożliwe do natychmiastowego zażegnania. Konsekwencje wydają się w tym przypadku jasne: brak sprzedaży oznacza straty finansowe. Niemniej – można tej sytuacji uniknąć, właśnie za sprawą rezerwowej kasy fiskalnej. W sytuacji, gdy dana technologia sprzedaży stanie się niezdolna do pracy, przedsiębiorca zyskuje opcję  tymczasowej „przesiadki” na dodatkowy model, pozwalający kontynuować wykonywanie swoich obowiązków. Stąd też coraz więcej podatników decyduje się na zakup jeszcze jednego, nawet prostszego i tańszego modelu, na wypadek zaistnienia podobnych okoliczności. Mimo całej odpowiedzialności, jaka spoczywa na urządzeniach rejestrujących oraz starannego dbania o ich prawidłowe funkcjonowanie (za sprawą dokładnej analizy GUM, regularnych przeglądów technicznych itd.) – technologie te ulegają czasem usterkom i awariom, tak jak wszystkie inne. Zresztą, bywa że przyczyną takiego problemu jest niewłaściwe użytkowanie (np. przypadkowe zalanie urządzenia). Jednym słowem, rezerwowa kasa fiskalna stanowi tu dodatkowe zabezpieczenie dla prowadzonej działalności handlowej bądź usługowej.

Co trzeba wiedzieć przed wyborem rezerwowej kasy fiskalnej?

Jeśli już postanowimy, że chcemy się zaopatrzyć w urządzenie fiskalne pełniące rolę rezerwowego – przed jego zakupem powinniśmy zdać sobie sprawę z kilku kwestii. Wynikają one bowiem z aktualnych, obowiązujących przepisów. Przykład? Po wprowadzeniu nowego systemu fiskalizacji część branż zobligowano do wcześniejszego wdrożenia urządzeń rejestrujących online. Jeśli więc nasza działalność do nich należy – zarówno model podstawowy, jak i rezerwowy, powinien spełniać odpowiednie wymogi i komunikować się przez internet z Centralnym Repozytorium Kas. W innym wypadku będziemy korzystać z niewłaściwej technologii sprzedaży. Warto też wziąć pod uwagę obecne warunki przyznawania ustawowej ulgi z tytułu zakupu pierwszych urządzeń rejestrujących. Wraz z wejściem nowego systemu fiskalizacji refundacja zaczęła dotyczyć wyłącznie modeli online. Jeśli więc nabywana rezerwowa kasa fiskalna ma być objęta możliwością uzyskania zwrotu, również musi należeć do technologii sprzedaży transmitujących dane przez internet do CRK.