Wydruk paragonu z NIP-em nabywcy – kiedy jest konieczny, a kiedy się opłaca?

Autor: Redakcja 15 grudnia, 2020 1 Komentarz

Przeglądając specyfikacje różnych urządzeń rejestrujących, nierzadko można natrafić na wzmiankę, że oferują one wystawienie paragonu, na którym znajduje się NIP klienta. Okazuje się bowiem, że w pewnych okolicznościach funkcja ta jest korzystna, a w konkretnych sytuacjach – o czym mówi prawo – staje się wręcz niezbędna. Co faktycznie daje umieszczenie na wspomnianym wydruku takich danych, jak Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy? I w jakim przypadku operacja ta przyjmuje charakter obowiązku?

NIP nabywcy na paragonie – możliwości i wymogi

Paragon fiskalny to bardzo ważny dokument. Potwierdza zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji obrotu, a zazwyczaj też daje podstawę do ubiegania się o prawa konsumenckie, dotyczące zwrotów czy reklamacji (np. towarów). Stąd też ściśle określony charakter tego dokumentu, w którym pewne informacje po prostu muszą się znaleźć. Ale paragon może również zawierać dodatkowe elementy. I mowa tu nie tylko o logotypie działalności w nagłówku czy grafice bądź informacje umiejscowione w stopce wydruku. Na dokumencie tym potrafi widnieć także NIP nabywcy. Rodzi się pytanie – w jakim celu?

Umieszczenie takich danych na paragonie fiskalnym zapewnia dodatkowe możliwości. Możliwości, które zresztą funkcjonują w polskim prawie od dość dawna. Przykładowo: choć dokument wciąż pozostaje paragonem, to jednak dzięki wydrukowanemu NIP-owi nabywcy (w części fiskalnej) może zostać potraktowany jako uproszczona faktura VAT. To warunek konieczny. Żeby jednak móc skorzystać z tej opcji, trzeba spełnić jeszcze jeden. Wspomniany paragon nie może być wystawiony na kwotę wyższą niż 450 złotych. Czy też, w przeliczeniu – 100 euro.

Innym przykładem jest faktura do paragonu. Tutaj jednak szczególną rolę odgrywają obowiązujące przepisy, które faktycznie funkcjonują od 1 stycznia 2020 roku. Zgodnie z nimi, wystawienie faktury do paragonu jest możliwe tylko i wyłącznie wtedy, gdy zawiera on wydrukowany (w części fiskalnej) NIP nabywcy. W innym przypadku – staje się to po prostu niezgodne z prawem, co wiąże się z jasnymi konsekwencjami. Za przeprowadzenie wspomnianej operacji dla paragonu bez NIP-u nabywcy grozi nałożenie dodatkowego zobowiązania podatkowego. A mówiąc ściślej: o wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na wystawionej fakturze.

Funkcja wydruku NIP-u nabywcy na paragonie – czy warto ją mieć?

W głowie niejednego przedsiębiorcy, zajmującego się sprzedażą towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych, może się zrodzić pytanie: czy zatem wydruk paragonu z NIP-em nabywcy to wymóg? Z powyższych akapitów powinno wynikać, że nie. Po prostu, istnieją okoliczności, w jakich staje się to konieczne, głównie jednak z uwagi na możliwości, z których chce się skorzystać. Będąc precyzyjnym: każde zaewidencjonowanie obrotu musi zakończyć się wystawieniem i wydaniem klientowi paragonu. Nie musi na nim widnieć wydrukowany NIP nabywcy – chyba, że ten wyraźnie o to poprosi. Z drugiej strony, przedsiębiorca ma obowiązek spełnić to życzenie tylko wtedy, gdy stosowana przez niego technologia sprzedaży oferuje taką opcję.

Faktem jest natomiast, że w przypadku starszych urządzeń rejestrujących – ale takich, z których nadal mogą i korzystają podatnicy – wydruk NIP-u nabywcy na paragonie nie był standardem, tylko dodatkowym, korzystnych rozwiązaniem. Współcześnie zaś nowoczesne kasy i drukarki fiskalne dysponują tą funkcją. Zatem właściwsze wydaje się pytanie nie tyle o to, czy trzeba, a raczej o to, czy warto posiadać taką opcję w urządzeniu rejestrującym. Jeśli przedsiębiorca nigdy z niej nie korzystał i jest przekonany, że tak pozostanie – nie musi przykładać większej wagi do opisywanej funkcji. Z drugiej strony w przypadku niejednej działalności może to być kwestia wzrostu lub spadku liczby klientów. Jeśli przedsiębiorca korzysta z urządzenia rejestrującego nie dysponującego tym rozwiązaniem, a chciałby go użyć – nie ma rady. Musi nabyć i zainstalować model kasy lub drukarki fiskalnej, który taką funkcję posiada. Inaczej zgodne z przepisami wystawienie faktury do paragonu albo użycie paragonu jako faktury VAT pozostanie niemożliwe.