Oświadczenie dotyczące zasad ewidencji sprzedaży – czy znasz ten obowiązek?
Ewidencjonowanie obrotu przy użyciu kasy fiskalnej musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wie o tym każdy przedsiębiorca zobligowany do stosowania urządzenia rejestrującego. Często jednak zdarza się, że w danej firmie nie on sam – albo nie tylko on – obsługuje wspomnianą technologię sprzedaży. Zadanie to należy bowiem do zakresu obowiązków pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie. W takiej sytuacji następuje konieczność sporządzenia odpowiedniego oświadczenia, dotyczącego znajomości zasad ewidencji. Co to dokładnie jest? I na czym polega spełnienie tego wymogu?
Znajomość zasad prowadzenia ewidencji – o czym konkretnie mowa?
Rejestrowanie obrotu przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej wiąże się z koniecznością przestrzegania odgórnie narzuconych zasad prawnych. Każdy przedsiębiorca, pracujący z takim urządzeniem, musi zdawać sobie sprawę z tych zobowiązań oraz ich dopełniać. Rzecz w tym, że zwykle nie on jeden używa tego rodzaju technologii sprzedaży. Często zatrudnia pracowników, którzy m.in. właśnie obsługują kasę lub drukarkę fiskalną.
Sprawa jest jednak oczywista. Nieważne tak naprawdę, kto w firmie pracuje z urządzeniem rejestrującym. Ewidencja obrotu musi być prowadzona prawidłowo, zgodnie z ustalonymi zasadami. Dlatego w tym celu powstało zobowiązanie w postaci specjalnego oświadczenia. Dotyczy ono konieczności zapoznania z zasadami ewidencjonowania obrotu przy użyciu urządzenia rejestrującego wszystkich członków personelu, którzy będą musieli obsługiwać przywołaną technologię sprzedaży.
Szczegóły na ten temat zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z 29 kwietnia 2019 roku. Treść Załącznika nr 1 dostarcza informacji o zasadach prowadzenia ewidencji obrotu, z jakimi trzeba zapoznać pracownika, który będzie obsługiwał urządzenie rejestrujące. Mówią one przede wszystkim o bezwzględnej konieczności zaewidencjonowania na kasie lub drukarce fiskalnej wszystkich transakcji na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych. Zaznaczają również, że każda taka sprzedaż musi zakończyć się poprawnym wystawieniem i przekazaniem paragonu fiskalnego nabywcy towarów lub usług, najpóźniej w momencie przyjmowania należności, bez względu na formę płatności. Ponadto, wspomnianego wydruku nie wolno zastąpić innym dokumentem, np. potwierdzeniem płatności z terminala płatniczego. Z treści tych zapisów wynika także to, jakie konsekwencje grożą w przypadku złamania tych zasad.
Jak sporządzić oświadczenie dotyczące zasad prowadzenia ewidencji?
Zapoznanie z obowiązującą wiedzą pracownika, który będzie pracował przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, to nie jedyny wymóg po stronie podatnika. Musi on zadbać o sporządzenie odpowiedniego oświadczenia, potwierdzającego wykonanie wcześniej wspomnianego kroku, zgodnie z treścią przywołanego Rozporządzenia Ministra Finansów. Jak? Dokument należy sporządzić w dwóch identycznie brzmiących egzemplarzach, zgodnie ze wzorem dostępnym w załączniku do wspomnianego Rozporządzenia. Zawierają one m.in. niezbędne dane dotyczące pracownika i przedsiębiorcy (włącznie z ich podpisami) oraz informacje odnośnie okoliczności realizacji oświadczenia (daty i miejsca). Po jednym egzemplarzu dokumentu otrzymuje każda ze stron. Na koniec – ważna informacja, choć może wydawać się oczywista. Opisaną procedurę trzeba przeprowadzić w przypadku każdego pracownika, który będzie obsługiwał kasę lub drukarkę fiskalną. I to jeszcze zanim przystąpi on do wykonywania obowiązków z użyciem urządzenia rejestrującego sprzedaż.
ciekawe tylko, że jak dojdzie już do błędu, zaniechania itp., to po spisaniu takiego oświadczenia – jak to faktycznie jest z odpowiedzialnością i dochodzeniem winy? bo przecież ostatecznie przedsiębiorca niby odpowiada za urządzenie fiskalne i ewidencję obrotu…