Co zrobić, gdy zajdzie pomyłka przy wystawianiu paragonu?
Paragon fiskalny odgrywa niezwykle istotną rolę w przypadku każdej firmy handlowej czy usługowej, która prowadzi ewidencję obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego. Z tym jednym dokumentem wiąże się szereg kwestii, o jakie przedsiębiorca musi się zatroszczyć. Zatem nietrudno się domyślić, że gdy dojdzie do błędu na wydruku, trzeba podjąć odpowiednie kroki. Ale co konkretnie należy zrobić w tego typu sytuacjach? O tym w dzisiejszym tekście.
Paragony – niepozorne wydruki o niebanalnym znaczeniu
Dla wielu klientów różnych punktów handlowo-usługowych paragon fiskalny bywa często „niepotrzebnym rytuałem”, zbędnym świstkiem, z którym nie wiadomo, co zrobić. Ale prawda jest taka, że stanowi on bardzo ważny dokument o solidnej podstawie prawnej. I nie tylko z tego powodu, że okazuje się niezbędny dla uwzględnienia zwrotu czy reklamacji (wtedy zresztą zyskuje uwagę konsumenta).
Paragon to swego rodzaju umowa pomiędzy sprzedawcą a klientem, wydruk potwierdzający poprawne zawarcie transakcji. To również dokument świadczący o tym, że przedsiębiorca zgodnie z prawem rejestruje obrót i odprowadza należne podatki. I Ma on zatem szczególne znaczenie nie tylko dla konsumentów czy podatników, ale również dla przedstawicieli organów skarbowych. Dlatego też obowiązek poprawnego wystawiania paragonów i wydawania ich klientom przy zamknięciu każdej transakcji to nie wszystko. Przedsiębiorca musi również przechowywać przez odpowiedni czas kopie tych dokumentów. Oraz podjąć właściwe kroki, gdy nastąpi wydruk paragonu z widniejącą na nim pomyłką.
Ewidencja błędnych paragonów – na czym polega?
Trzeba jednak przyznać, że zachodzi tu pewien paradoks. Z jednej strony bowiem mówimy tu o najważniejszych dokumentach, dotyczących ewidencji obrotu. Z drugiej zaś sytuacja, jaką jest pomyłka na paragonie, okazuje się niestandardowa dla urządzeń fiskalnych, emitujących te wydruki. I wynika to z samej istoty tych technologii. Kasy i drukarki rejestrujące działają w ten sposób, że trwale zapisują wszelkie dokonane transakcje i operacje. Innymi słowy, nie po wystawieniu paragony nie można go „wymazać” z pamięci kasy urządzenia. Podobnie nie istnieje opcja skorygowania raz zarejestrowanych danych. Jeśli jednak nie można tego tak zostawić, rodzi się pytanie: co podatnik powinien zrobić w okolicznościach, które przecież zawsze mogą się przydarzyć?
Odpowiedź brzmi: powinien prowadzić stosowną, odrębną ewidencję błędnie wystawionych paragonów. Mówiąc dokładniej, chodzi o sporządzanie stosownych, dotyczących tego typu sytuacji notatek, do których w razie potrzeby będą mieli wgląd przedstawiciele organów skarbowych. A co powinno się znaleźć w każdym takim wpisie? Z pewnością opis okoliczności, w których doszło do błędu na paragonie, a także kwota brutto i kwota podatku należnego VAT ze sprzedaży (produktu bądź usługi) będącej powodem zdarzenia. Naturalnie, do każdej takiej notatki powinien być również dołączony wspomniany w niej paragon z błędem. Jednak co ciekawe, przepisy nie uściślają, w jaki sposób podatnik powinien przechowywać tego typu dokumentację. Może więc wybrać stosowną dla siebie metodę, która pozwoli zachować porządek w zapisach oraz skorzystać z nich chociażby przy uzupełnianiu księgi przychodów i rozchodów. To od przedsiębiorcy zależy, czy wykorzysta w tym celu odrębny zeszyt lub segregator, czy postanowi gromadzić dokumentację w oddzielnej teczce. Musi jednak prowadzić taką ewidencję pomyłek na paragonach i pilnować zamieszczania we wpisach niezbędnych informacji.
Dobrze jest potwierdzić sobie podczas takiej lektury, że odpowiednio się postępuje 😀 (swoją dokumentację pomyłek trzymam w dodatkowej teczce, wszystko w porządku i przejrzyście 😉 ).