Autor: Redakcja 17 listopada, 2015 3 Komentarzy

Wielu przedsiębiorców poszukuje urządzeń fiskalnych, oferujących nowoczesne i praktyczne opcje. Ale, oczywiście, nie chcą oni brnąć w niepotrzebnie wysokie koszty związane z zakupem technologii sprzedaży. Zatem w głowie podatnika rodzą się naturalne pytania, w stylu: co się opłaca? W jakie rozwiązania warto inwestować? I nierzadko dotyczą tematu elektronicznej kopii paragonów.

Być może, dla wielu sprzedawców, kwestia ta wydaje się prosta, jednak obecnie – nie jest ona jeszcze wyzbyta wszelkich wątpliwości. Z jednej strony, elektroniczna kopia pozwala uzyskać różne korzyści, o czym świadczy fakt, że coraz częściej kasy i drukarki są w nią wyposażane. Z drugiej zaś, tradycyjne rozwiązania nie zniknęły, wciąż stanowią alternatywę, w dodatku – bezspornie tańszą. Wobec tego, wciąż można się zastanawiać, czy wydatek ten jest w naszym przypadku potrzebny.

A skąd ten temat?

Bowiem rozwiązania, o których mowa, dotyczą nie tylko wygody czy efektywności prowadzonej przez nas sprzedaży, ale również czegoś jeszcze istotniejszego – przepisów fiskalnych. Przecież, oprócz wymogu zakupu i korzystania z kasy bądź drukarki oraz wydawania klientom paragonów, pozostają także inne obowiązki przedsiębiorcy, realizowane w trakcie zarządzania działalnością handlową: posiadanie prawidłowo wypełnionej książki serwisowej, regularne zgłaszanie urządzenia rejestrującego na przeglądy techniczne lub – przechowywanie kopii wystawionych paragonów.

Każdy podatnik, zajmujący się handlem detalicznym na rzecz klientów indywidualnych i pracujący z użyciem kasy albo drukarki fiskalnej, jest zobowiązany do posiadania kopii wydrukowanych paragonów przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dowód sprzedaży został wystawiony. Niespełnienie tego wymogu może w oczach organów skarbowych podważać prawidłowość prowadzonej sprzedaży, a dalej – konsekwencji prawnych i dużych kar pieniężnych.

W jaki sposób spełnić fiskalny obowiązek?

Kiedyś jedynym sposobem była opcja tradycyjna, czyli jednoczesne zapełnianie drukiem 2 rolek. W tym wypadku pierwsza służy wystawianiu paragonów przeznaczonych dla klientów, druga – generowaniu kopii tych dokumentów. Papier termiczny, niewymagający stosowania tuszu, charakteryzuje się jednak słabą wytrzymałością. Dlatego wydruki muszą być przechowywane w porządku i jak najdogodniejszych warunkach, pozwalających utrzymać trwałość danych przez kolejne lata.

Znowu dziś istnieje też coś takiego jak elektroniczna kopia paragonów, polegająca na archiwizacji tych samych informacji, jedna w formie cyfrowej. Dane umieszczane są najczęściej na standardowych, niedużych kartach pamięci (SD/ microSD). Realizacja tego obowiązku została zatem oddana elektronice, która, trzeba to przyznać, znacznie upraszcza spełnienie obowiązku określonego w przepisach fiskalnych. Choć to tylko jedna z korzyści, jakie podatnik czerpie z tego rozwiązania.

Zalety elektronicznej kopii paragonów

A jest ich parę, w dodatku związanych z różnymi aspektami prowadzenia handlu. Elektroniczna kopia, z uwagi na cyfrowy zapis danych, sprawia, że urządzenie fiskalne korzysta tylko z 1 rolki papieru. To znowu umożliwia zastosowanie mniejszej konstrukcji kasy lub drukarki, nie rezygnując z jej funkcjonalności. Korzyść ta jest widoczna zwłaszcza w punktach sprzedaży o ograniczonej przestrzeni stanowiska pracy, jak również w działalnościach o charakterze mobilnym.

Znacznemu uproszczeniu ulega także mechanizm drukujący, dzięki czemu użytkownik nie ma najmniejszego problemu z umieszczeniem rolki papieru. Ograniczenie czasu z tym związane to skuteczne usprawnienie przebiegu całej transakcji. Warto też wspomnieć, że urządzenie rejestrujące, potrzebujące tylko jednej rolki papieru, to naturalne obniżenie kosztów eksploatacji wybranej technologii.

Ale przede wszystkim, elektroniczna kopia paragonów to maksymalne uproszczenie archiwizacji danych, na miarę dzisiejszych czasów. Informacje, zgromadzone na karcie pamięci, łatwo utrzymuje się w porządku, a także szybko przenosi na komputer lub inny nośnik – płytę DVD czy dysk zewnętrzny – zapewniający dodatkowe zabezpieczenie dokumentacji. Niektóre modele urządzeń fiskalnych pozwalają nawet podłączyć do portu USB pendrive’a i wykonać błyskawiczny backup.

Czy to się opłaca?

No właśnie, przede wszystkim powinniśmy odpowiedzieć na to pytanie. Bo po pierwsze, technologie sprzedaży wyposażone w elektroniczną kopię są droższe od tych z tradycyjnym rozwiązaniem. Po drugie, nie wszyscy muszą mieć dostęp do komputera lub z łatwością obsługiwać nośniki danych. W takich przypadkach omawiana funkcja nie okaże się hitem komfortu. Ale prawdę mówiąc, takich osób jest niewiele. Poza tym, koszt kasy czy drukarki wkrótce się zwraca, ze względu na niższe zużycie materiałów eksploatacyjnych. A tymczasem – bez względu na rodzaj czy wielkość przedsiębiorstwa, skorzystamy z pozostałych atutów tej opcji.

Dowiedz się więcej o kasach fiskalnych z elektroniczną kopią paragonu a także o drukarkach fiskalnych wyposażonych w tę technologię.